eSocial: O que mudou e como proceder

Outubro foi um mês tenso para o departamento pessoal e contadores de empresas que são obrigadas a declarar no eSocial. Isso, por que o período marca a entrada da folha de pagamento de novos grupos no eSocial e das alterações trazidas pelas Notas Técnicas NT S-1.0 nº 03/2021 e NT 2.5 nº 22/2021 relativas à ajustes no layout do programa, nos módulos web simplificados de pessoas físicas e jurídicas, inclusive doméstico.

Agora, as empresas do Simples Nacional estão sujeitas a nova fase da implantação do eSocial e algumas declarações serão substituídas como parte da implantação do Sistema Publico de Escrituração Digital (SPED) e terão forte impacto na sua rotina, principalmente, trabalhista.

Elaboramos um resumo das informações que foram implantadas e como você deve se organizar para enviar os dados para a contabilidade.

Quais foram as mudanças?

Foram implantadas 3 novas declarações, que são o eSocial a DCTFweb e a EFDReinf.

O que significa cada uma delas?

1. eSocial: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Os empregadores passarão a comunicar ao Governo de forma unificada as informações relativas aos trabalhadores como: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O eSocial já vem sendo implantado há algum tempo, mas agora chegou na fase de envio da folha de pagamento e, por isso, as empresas devem estar atentas aos prazos para comunicar movimentação trabalhista.
2. DCTFweb: DCTFWeb substitui a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). O principal objetivo deste tipo de declaração é relatar à Receita Federal as contribuições previdenciárias existentes da empresa. Por enquanto, essa declaração só substituirá a GFIP para informar os débitos de INSS sobre a folha de pagamento e o pró-labore. As empresas que tem funcionários vão continuar obrigadas a apresentar a Gfip para calcular o FGTS (por enquanto) e, também, transmitir a DCFTweb para calcular o INSS.
3. EFD-REINF: a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). Trata-se de uma declaração em complemento ao eSocial e a DCTFweb. É a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte, com exceção daquelas relacionadas ao trabalho e receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

Qual o impacto dessas mudanças na minha empresa?

As empresas que estão paralisadas, não terão mais a declaração SEFIP-Gfip mensal sem movimento. Será apresentada uma DCTFweb agora em novembro referente ao mês de outubro de 2021, informando que a empresa está paralisada ou sem movimento. Depois só será apresentada nova declaração no mês de janeiro e quando a empresa tiver movimentação.

Para empresas com movimento normal (tem faturamento regular, tem retirada pró-labore, mas não tem funcionários) será apresentado o eSocial e a DCTFweb mensalmente. Não será mais apresentado a Sefip-Gfip.

Para empresas com funcionários, com ou sem emissão de pró-labore, será apresentado o eSocial e a DCTFweb mensalmente para recolhimento do INSS e a Sefip/Gfip para recolhimento do FGTS.

Mas e o EFD-Reinf?

Essa declaração será entregue sempre que sua nota fiscal sofrer retenção de impostos. Ou seja, se sua empresa emitiu uma nota fiscal e seu cliente fez a retenção de algum imposto (ISS, INSS, IRRF, ETC), será apresentada a EFD-Reinf. O mesmo vale para quando sua empresa contrata algum serviço que tem retenção, devendo enviar o documento imediatamente para a contabilidade declarar.

E os prazos mudam?

Os vencimentos dos impostos e das contribuições não mudam. O FGTS vence todo dia 07 do mês seguinte e o INSS todo dia 20 do mês seguinte também. E quando essas datas caem no fim de semana ou feriados, o recolhimento é antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

Devo me preocupar?

Sim, e muito! Se essas declarações não forem apresentadas no prazo ou se forem apresentadas incorretamente, geram multa para pagamento.

Então como devo me organizar para NÃO pagar multa?

Se sua empresa tem funcionários que recebem comissão, esses dados devem ser enviados até o último dia do mês, a fim de serem informados na folha de pagamento.

Se sua empresa contratou algum serviço (mão de obra, tecnologia, engenheiros, entre outros), precisa enviar a cópia da nota fiscal para a contabilidade avaliar se será necessário declarar ao EFD-Reinf.

Qualquer movimentação de funcionários deve ser comunicada com prazo mínimo de 72 horas para a contabilidade providenciar a documentação. Ex: férias, admissão, demissão, auxílio doenças.

Quando seus funcionários se ausentarem por atestados médicos, deve ser enviada cópia do comprovante de afastamento para a contabilidade.

Esses exemplos e muitos outros estarão disponíveis em nosso PORTAL DO CLIENTE. Basta pesquisar por eSocial que aparecerá uma lista de opções de assuntos para adicionar documentos.

Se precisar de mais informações, nossa equipe está a postos para te orientar. Pode perguntar a vontade!

Informações sobre as alterações e os novos grupos do eSocial aqui