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Quanto tempo deve guardar documentos de empresa?

Se você é um daqueles que acha que depois que o ano passa, você poderá jogar fora aquela quantidade de arquivos da empresa. Avisamos que não é bem assim! É preciso guardar os documentos da sua empresa por um determinado período.

Mesmo com o advento da tecnologia abençoada  que permite que os documentos já sejam digitalizados,  eles também possuem validade. Por isso é importante ter uma boa gestão, tanto dos documentos físicos como dos que são digitais.

Cada tipo de documento deve ser classificado corretamente, por que cada tipo tem um período para se guardar. Eles podem ser divididos entre tributário e trabalhista.

Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:

Tributário

Prazo: 5 anos

– Imposto de Renda (IR);

– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

– Programa de Integração Social (PIS);

– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);

– Simples Nacional;

– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;

– Livros fiscais e contábeis;

– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;

– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;

– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.

 

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos

– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

– Guia de Recolhimento do FGTSe Informações à Previdência Social (GFIP);

– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

 

Prazo: 10 anos

– Folha de pagamento;

– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

 

Prazo: 5 anos

– Contribuição previdenciária (GPS);

– Contribuição sindical (GRCSU);

– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

– Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

 

Prazo: 2 anos

– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

 

Prazo: Indeterminado

– Contrato de Trabalho;

– Livro ou ficha de registro de empregado.

Se a empresa perder ou não armazenar os documentos no período estabelecido, corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização.

Melhor não, não é?!

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